Datenschutz

Hinweise zu den Auswirkungen der Datenschutzgrundverordnung im Schulbereich

MSB, Ref. 212 – Stand 21.08.2018

Seite des Schulministerium NRW - Datenschutz

Informationspflicht, Art. 13, 14 DSGVO

Zur Erfüllung der Grundsätze einer fairen und transparenten Verarbeitung personenbezogener Daten ist mit der DSGVO die neue Verpflichtung vorgegeben, dass der Verantwortliche den betroffenen Personen zum Zeitpunkt der Erhebung mitteilt, zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet werden, Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen, u.v.m.

Auch bislang hatten Betroffene selbstverständlich bereits das Recht, sich über die Verarbeitung ihrer Daten informieren zu lassen (vgl. § 120 Abs. 7 SchulG). Dies allerdings auf ihre eigene Initiative hin. Nunmehr ist aber umgekehrt der Verantwortliche in der Pflicht, von sich aus unaufgefordert die Betroffenen – also Schüler, Eltern und Lehrkräfte – darüber zu informieren.

  1. Das Ministerium des Inneren (MI) hat zu den Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO folgende Muster und ergänzende Hinweise auf seiner Homepage eingestellt:

Die erforderlichen Informationen z.B. zu Zweck der Datenverarbeitung, Speicherdauer u.ä. sind im Schulbereich bereits detailliert und umfassend in den VO DV I und VO DV II enthalten; es ist nicht möglich, diese Angaben nochmals gesondert in Kurzform in diesem Vordruck zusammenzufassen. Daher ist es zweckmäßig und ausreichend, wenn mittels Link auf die ausführlichen Vorgaben der VO DV I und II verwiesen wird.

Für Schulen und ZfsL sind entsprechende Angaben, soweit dies zentral und generalisierend möglich ist, als Hilfestellung bereits in den Muster-Informationsdokumenten ausgefüllt und werden nachfolgend als bearbeitbare Word-Dokument bereitgestellt. Eintragungen sind nur noch an den kursiv in Klammern kenntlich gemachten Stellen erforderlich.

Dabei ist zu differenzieren zwischen den Informationen, die für

  • Eltern, Schülerinnen und Schüler und
  • Personal an Schulen einschließlich Personen am ZfsL

bereitgestellt werden müssen.

Für jede der beiden Personengruppen ist jeweils ein Muster auszufüllen. Abweichend von den Mustern des MI sind die Angaben für Daten, die bei den Betroffenen selbst erhoben werden (Art. 13 DSGVO) und solchen Daten, die bei Dritten (z.B. Schulaufsichtsbehörden) erhoben werden (Art. 14 DSGVO), in einem Dokument zusammen erfasst.

2. Damit das Erfüllen der Informationspflichten ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand praktikabel ist, ist es zweckmäßig, wenn diese grundsätzlichen Informationsdokumente ausgefüllt auf der Homepage der jeweiligen Schule veröffentlicht werden.

Die DSGVO verlangt allerdings, dass im Zeitpunkt der Datenerhebung über die Datenverarbeitung informiert wird. Dieser Pflicht kann auf folgende Weise nachgekommen werden:

Schülerinnen und Schüler

  • Anlässlich der Anmeldung einer Schülerin oder eines Schülers an einer Schule ist den Eltern bzw. dem volljährigen Schüler oder der Schülerin ein Papierausdruck des Informationsdokuments (zu Art. 13 und Art. 14 DSGVO) und der VO DV I auszuhändigen.
  • Aber auch von Schülerinnen und Schülern, die sich bereits im Schulverhältnis befinden, werden im Schulalltag fortlaufend Daten erhoben (z.B.: Notenvergabe; Schulpflichtüberwachung, u.a.). Für sie muss ebenfalls sichergestellt werden, dass sie darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden. Die bloße Möglichkeit der Kenntnisnahme der Informationen aus der Schulhomepage reicht dazu nicht aus.

Es empfiehlt sich daher, in jedem Schuljahr z.B. in den Einladungen zur Versammlung der Klassen-/Jahrgangsstufenpflegschaft insbesondere zu Schuljahresbeginn den Hinweis auszubringen, dass die nach DSGVO notwendigen Informationen über die Verarbeitung der Schülerdaten auf der Schulhomepage veröffentlicht sind. Zudem sollte angeboten werden, dass bei Bedarf auch ein Ausdruck des Informationsdokuments sowie der VO DV I im Schulsekretariat abgeholt werden kann.

Der Datenverantwortliche muss nachweisen können, dass die Information auf diesem Wege angeboten wurde; dazu bietet sich z.B. das übliche Verfahren an, dass die o.g. Einladungen gegen Empfangsbestätigung der Erziehungsberechtigten ausgegeben werden.

  • Zudem ist es zweckmäßig, bei der Beantwortung von E-Mails von Eltern, Schülerinnen und Schülern standardmäßig unter der Signatur einen Hinweis auszubringen, dass Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Schule in der Datenschutzerklärung und dem Informationsdokument auf der Homepage zu finden sind (Erklärung und Dokument verlinken).

Lehrkräfte und sonstiges sozial-/pädagogisches Personal im Landesdienst

Den Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern und Lehrkräften in Ausbildung ist bei Aufnahme der Ausbildung im ZfsL ein Exemplar des Informationsdokuments und der VO DV II auszuhändigen.

Bereits im Dienst befindliche Lehrkräfte sowie an der Schule eingesetzte Lehramtsanwärterinnen, Lehramtsanwärter und Lehrkräfte in Ausbildung und sonstiges Landespersonal müssen ebenfalls nachweisbar auf die Informationen, die auf der Schulhomepage veröffentlicht sind, hingewiesen werden sowie auf die Möglichkeit, bei Bedarf ein ausgedrucktes Exemplar des Informationsdokuments sowie der VO DV II ausgehändigt zu bekommen.